Évaluation HAS des ESSMS : se préparer sans s'épuiser

J'ai réalisé plus de 75 évaluations d'ESSMS, comme évaluateur et comme coordinateur. Avant cela, j'ai été chef de services pendant neuf ans. Je connais donc les deux côtés : l'équipe qui attend la visite, et l'évaluateur qui doit comprendre en peu de temps ce que vous faites depuis des années.

Voici ce que j'en retiens. Sans jargon, et avec les textes à l'appui.

Le cadre, en bref

La loi du 24 juillet 2019 a confié à la Haute Autorité de santé (HAS) une procédure d'évaluation unique, commune à tous les établissements et services sociaux et médico-sociaux. On lit encore « ESMS » : la HAS écrit « ESSMS ». Le référentiel a été publié en mars 2022. L'ancien couple évaluation interne et évaluation externe a disparu.

L'évaluation a lieu tous les 5 ans. Elle est réalisée par un organisme accrédité par le Cofrac, que vous choisissez. Le calendrier est fixé par vos autorités de tarification et de contrôle. Le premier cycle court du 1er juillet 2023 au 31 décembre 2027.

Le rapport est transmis à l'autorité et à la HAS, sur la plateforme Synaé. La HAS prévoit la diffusion publique des résultats sur son service Qualiscope.

Ce que regarde vraiment l'évaluateur

Le référentiel est construit en 3 chapitres. Chacun a sa méthode.

• La personne accompagnée. Méthode de l'accompagné traceur. L'évaluateur rencontre une personne, puis remonte le fil de son accompagnement avec les professionnels.
• Les professionnels. Méthode du traceur ciblé. L'évaluateur part d'une pratique de terrain et vérifie qu'elle est maîtrisée.
• L'ESSMS et sa gouvernance. Méthode de l'audit système. L'évaluateur part de l'organisation et descend jusqu'au terrain.

Au total : 9 thématiques, 42 objectifs, 157 critères. Chaque critère est coté de 1 (pas du tout satisfaisant) à 4 (tout à fait satisfaisant). Une étoile signale un niveau optimisé.

Le sociologue Erving Goffman distinguait la scène et les coulisses. Le jour de la visite, beaucoup d'équipes soignent la scène. Les méthodes de la HAS vont voir les coulisses : elles partent d'une personne accompagnée et de ce que les professionnels disent de leur travail.

Conséquence pratique : inutile de répéter une pièce. Un classeur parfait ne suffit pas. Une bonne pratique sans trace non plus. L'évaluateur croise ce que disent les personnes, ce que disent les professionnels et ce que montrent les documents.

Les 18 critères impératifs

Ce sont 18 critères sur 157. Ils portent sur les droits fondamentaux et sur la sécurité. En voici la liste, par thème, avec la numérotation du référentiel.

Ces critères sont cotés comme les autres, de 1 à 4. La différence est ailleurs. Si l'un d'eux est coté 1, 2 ou 3, l'organisme remplit un formulaire spécifique. Vous devez alors produire un plan d'actions, transmis à l'autorité en même temps que le rapport.

Trois erreurs que je vois souvent

1. Confondre faire et prouver

Une équipe peut respecter les droits des personnes chaque jour et ne jamais l'écrire. Le jour de la visite, il manque la moitié de la preuve. La traçabilité est le point faible que je rencontre le plus.

L'inverse existe aussi. Les ergonomes parlent de l'écart entre le travail prescrit et le travail réel. Une procédure que personne n'applique, c'est du prescrit. L'évaluation va chercher le réel.

2. Préparer dans l'urgence

Certaines structures attendent d'avoir la date pour s'y mettre. C'est trop tard pour installer une démarche. On ne prépare pas un match la veille. L'évaluation, c'est le match. La démarche qualité, c'est l'entraînement.

3. Oublier la nuit et le week-end

Le plan de gestion de crise, la conduite à tenir en cas de signalement, la déclaration d'un événement indésirable : tous les professionnels doivent les connaître. Y compris ceux qui travaillent la nuit ou le week-end. C'est un angle mort fréquent.

Par où commencer

1. Vérifiez votre échéance. Elle figure dans l'arrêté de programmation de votre autorité.
2. Faites un autodiagnostic sur les 18 critères impératifs. Mieux vaut trouver vous-même les points faibles.
3. Écrivez un plan d'actions court. Une action, un responsable, une date. Dix lignes tenues valent mieux que cinquante oubliées.
4. Installez un rendez-vous régulier. Une revue des événements indésirables, des réclamations et du plan d'actions, à date fixe.
5. Faites jouer les équipes. Un quiz de vingt minutes en réunion, une situation à trier, un entretien simulé. On retient ce qu'on a manipulé, pas ce qu'on a lu dans une note de service.

Et après 2027 ?

En mars 2026, la HAS a lancé l'actualisation du référentiel pour le cycle 2028-2032. Elle a constitué huit groupes de travail. L'objectif annoncé est de simplifier les critères, en particulier pour mieux recueillir le point de vue de la personne accompagnée.

D'ici là, le référentiel actuel s'applique. Le manuel a été mis à jour en juillet 2025 : les objectifs et les critères n'ont pas changé, seules les références documentaires et réglementaires ont été actualisées.

Ce que j'en pense

Le référentiel n'est pas un ennemi. C'est un cadre qui oblige à mettre des mots sur des pratiques qui existent souvent déjà.

Le risque est ailleurs : en faire une affaire de classeurs, portée par une seule personne. Une évaluation réussie, pour moi, c'est une équipe qui a profité de l'échéance pour se reparler de son travail. Le rapport vient ensuite.

Deux questions qu'on me pose à chaque fois

Qui choisit l'organisme évaluateur ?

Vous. La HAS publie la liste des organismes accrédités.

Peut-on échouer à l'évaluation ?

L'évaluation n'est pas une certification. Il n'y a pas de mention « réussi » ou « échoué ». Le rapport donne des cotations. C'est l'autorité qui en tire les conséquences.